home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / photo.zip / PHOTO.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-11-26  |  34KB  |  1,270 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.        This manual and software is copyright 1988 by Steven C. Hudgik
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.        SHAREWARE
  13.  
  14.  
  15.        This software is provided as shareware.    This means that you 
  16.        have the opportunity to try For Photographers before you 
  17.        buy it.    If you find this software useful, you are requested to 
  18.        become a registered user.  Registered users receive the most 
  19.        recent version of the software, free updates for one year, 
  20.        a printed manual, and free support.
  21.  
  22.        This software is copyrighted and all rights remain with the 
  23.        author.    However, you are granted permission to make as many 
  24.        copies as you wish, provided that no fee is charged if you 
  25.        provide a copy to someone else.    You may freely distribute For 
  26.        Photographers, if you wish, on this basis.  If you need to 
  27.        charge a fee to cover distribution costs, please contact 
  28.        HomeCraft to receive written permission.
  29.  
  30.        To register as a user send $59 to the address below (VISA and 
  31.        MASTER CARD are accepted).
  32.  
  33.        HomeCraft
  34.        P.O. Box 974
  35.        Tualatin,  OR  97062
  36.  
  37.  
  38.        You may also register using your VISA or MASTER CARD by calling
  39.        503-692-3732 from 8AM to 8PM eastern time.
  40.  
  41.  
  42.        Please add $5 for air mail shipment outside North America.
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.       FOR PHOTOGRAPHERS
  78.  
  79.  
  80.       Version 1.00
  81.  
  82.  
  83.  
  84.       INTRODUCTION
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.       FOR PHOTOGRAPHERS is three level software designed for use by both 
  93.       people who have a few family photographs in their home and by the 
  94.       professional as a cataloging tool.  For Photographers allows you to 
  95.       create a catalog and then locate a photograph or negative
  96.       by any one of up to 21 characteristics.  For example, 
  97.       you'll be able to get a list of all of the sunset pictures 
  98.       taken at the beach; or all of the photographs of New York
  99.       city.
  100.  
  101.       Another nice feature of For Photographers is that it can be used 
  102.       with photographs, negatives, slides or almost any other photographic
  103.       material.  Entries can be made for individual pictures allowing 
  104.       you to list the individually unique information about each picture.
  105.      
  106.        
  107.       The three level feature of For Photographers allows you to determine 
  108.       the amount of information you want to store for each entry.  If 
  109.       you have valuable information, or need complete descriptions for 
  110.       professional use, you can keep information to a level of very 
  111.       fine detail.  On the other hand, if you just need a quick way to 
  112.       find specific entrys (or types of entrys) you may use the first, 
  113.       less detailed, level of For Photographers.  Since you can set up as 
  114.       many separate catalog files as you wish, you can divide your 
  115.       library and categorize each part of it in as much or little 
  116.       detail as you want.
  117.  
  118.       For Photographers is completely menu driven and easy to operate.    
  119.       Since the computer does all the hard work for you, this manual 
  120.       is short. We'll describe how to enter information; what to do to 
  121.       edit existing entries; and how to find the entry(s) you need.
  122.  
  123.       
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.       THE THREE LEVELS OF FOR PHOTOGRAPHERS
  143.  
  144.  
  145.  
  146.       The three levels of For Photographers are: Basic, Photographer, and 
  147.       Professional.  Each level provides progressively a greater detail 
  148.       of information that can be stored for each entry.
  149.  
  150.       The following is a list of the information that can be entered 
  151.       at each level.  As the higher levels are used, however, the data 
  152.       files use more disk space.  Using the Basic level allows you 
  153.       to have twice as many entries on a floppy disk as you can get at 
  154.       the Photographer level.
  155.  
  156.       Basic         Photographer           Professional
  157.  
  158.       Title          Title             Title
  159.       Subject          Subject            Subject
  160.       Description      Description            Description
  161.       Cat/Negative #      Cat/Negative #        Cat/Negative #
  162.       Note          Note                Note
  163.       Value          Value             Value
  164.  
  165.               Subtopic-1            Subtopic-1
  166.               Subtopic-2            Subtopic-2
  167.               Other             Other
  168.               Type                Type
  169.               Date                Date
  170.               Grouping            Grouping
  171.               Equipment            Equipment
  172.               Film/Processing        Film/Processing
  173.               Printing            Printing
  174.  
  175.                             Client   
  176.                             Address
  177.                             City/State
  178.                             Zip Code
  179.                             Phone
  180.                             Fee
  181.  
  182.  
  183.       The spaces for Note, Other and Grouping provide spaces for you 
  184.       to enter miscellaneous information that is important to you.  
  185.       This could be the condition of the print, the name of an the, 
  186.       photographer or any other information.
  187.  
  188.       For more information about the file structure and the number of 
  189.       entries that can be stored on a disk, see Appendix A.
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.       
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.       THE MAIN MENU
  208.  
  209.  
  210.  
  211.       The Main Menu will always be the first thing you see when you 
  212.       boot up the software.  If you have a monochrome monitor, and 
  213.       just see dark blocks on your screen, then push F1.  F1 toggles 
  214.       the setting for color on and off.  Dark blocks on a monochrome 
  215.       monitor indicate the software is set for color and your computer 
  216.       does not have color emulation.
  217.  
  218.       You can make a selection from the Main Menu in one of two ways; 
  219.       you can push the number associated with the function you want to 
  220.       use, or you can use the up/down cursor keys to move the scroll 
  221.       bar to the selection you want and then push ENTER.
  222.  
  223.       The first three items on the Main Menu are used to manipulate 
  224.       the information in your catalog.    You can enter new entrys, edit 
  225.       information already in the catalog, or search the catalog.  
  226.       Items 4 through 6 are features that determine how the software 
  227.       will run.  We will take a quick look at these set-up functions 
  228.       first.
  229.  
  230.  
  231.       File Name
  232.  
  233.       The filename is the name used for storing your catalog on the 
  234.       disk.  You can have as many separate catalogs as you wish, using 
  235.       a different filename for each.  Up to 10,000,000 entries can be 
  236.       made in each catalog.
  237.  
  238.       When you push #4 the current filename will be listed and you'll 
  239.       be prompted to enter a new filename.  You may use up to eight 
  240.       letters for a filename.
  241.  
  242.       If you push ENTER without entering a filename, the software will 
  243.       use a preset filename.
  244.  
  245.       You may also designate the disk drive you want the catalog 
  246.       stored on.  To designate a drive other than the drive you are 
  247.       currently using, type the letter for that drive and then a colon 
  248.       before typing the filename.  For example, to use the filename 
  249.       TEST on the "B" disk drive you would enter:
  250.  
  251.        B:TEST
  252.  
  253.       The software will automatically add .DAT to the end of all 
  254.       filenames.  If you should put a period in the filename or add a 
  255.       filename extension such as .DAT the filename will not be 
  256.       accepted.
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.       Utilities
  270.  
  271.       This leads you to another menu that provides several utility 
  272.       functions.  Using these utilities you can copy entrys from one 
  273.       file to another, rebuild a damaged index, erase deleted entries, 
  274.       reserve space on your disk for future entries and set the access 
  275.       code.  All of these utilities are described in detail in the 
  276.       Utilities section of this manual.
  277.  
  278.  
  279.       Level
  280.  
  281.       As we've already described you may use any of three levels of 
  282.       data storage.  Push #6 to select the level you want to use.  A 
  283.       menu will appear and you can then push the function key (F key) 
  284.       associated with the level you want to use.  
  285.  
  286.       You can change levels at any time and make entries with a 
  287.       variety of level settings.  However, the software will set the 
  288.       file sizes for the highest level used in that file.  Thus, you 
  289.       do not save disk space by making entries at the the lowest 
  290.       level, if there is even one entry at any higher level for the 
  291.       same file.
  292.  
  293.  
  294.       
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.       MAKING ENTRIES    
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.       Entering information into the catalog is very simple.  Select #1 
  344.       on the Main Menu and an information entry screen will appear.
  345.  
  346.       The length of the bar next to each item shows the amount of 
  347.       space available for each item.  The cursor will not go past the 
  348.       ends of the bar.
  349.  
  350.       The cursor can be moved around on the screen by using the 
  351.       up/down and right/left arrow keys.
  352.  
  353.       If you are using a higher level, then the PgDn and PgUp keys are 
  354.       used to move from one page to another.  There are three possible 
  355.       pages, as each level has its own page.  When you move to the 
  356.       second page the first two lines from the first page will remain 
  357.       on the screen.  On the third page the top three lines from the 
  358.       first page will be at the top of the screen.  This information 
  359.       is provided to allow you to see  which entry you are working on.    
  360.       It can only be entered and edited, however, from the first 
  361.       screen.
  362.  
  363.  
  364.       Let's look at the type of information that can be entered on 
  365.       each line:
  366.  
  367.  
  368.       Title - The name of the photograph.
  369.  
  370.       Subject - Who or what is shown in the photograph.
  371.  
  372.       Description - A description of the photograph.
  373.  
  374.       Cat/Neg Number - The identifing number used to find the print
  375.       or negative in your files.
  376.  
  377.       Note - This line is provided for miscellaneous information.  
  378.       You can enter an abbreviation for the type of entry; or describe 
  379.       the condition of the print; or any other information you feel is 
  380.       valuable.
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.       Value - Enter the current value of the print.    This 
  399.       information is useful for insurance purposes.
  400.  
  401.  
  402.       (The Photographer page)
  403.  
  404.  
  405.       Subtopic-1 - Addition information about content of the photograph.
  406.        
  407.  
  408.       Subtopic-2 - Additional information about the content of
  409.       the photograph.
  410.  
  411.       Other - Like the NOTE line you can enter whatever information 
  412.       you feel is useful.  You may enter the name of the photographer,
  413.       or list the exposure used.  Whatever is important to 
  414.       you.  You should, however, remain consistent so you'll be able 
  415.       to remember the type of information you've used this line for.
  416.  
  417.       Type - Use this line to classify entrys by type.    The 
  418.       classifications you use will depend on your requirements.  You 
  419.       can classify entrys by use (artistic, commercial, wedding, 
  420.       etc); by type of film; by media (print, slide, large format,
  421.       etc.); or any other or all of the above.    You can put multiple 
  422.       classifications on this line.  For example a entry might be 
  423.       COMM/SLD - commercial slide.
  424.  
  425.       Date - You can use this line for the copyright date or the 
  426.       date you took this picture.
  427.  
  428.       Grouping - Several individual pictures can belong to a group or
  429.       set of photographs.  For example, a set of wedding photographs.
  430.       This line is used to identify the group (or set) the individual
  431.       picture belongs with.
  432.  
  433.       Equipment, Film/Processing & Printing - Use these three lines
  434.       to describe the equipment used to take the picture, the type of
  435.       film and film processing, and the printing equipment and procedure.
  436.       You can also include information about lighting, exposure
  437.       and any other factor that was critical in this photograph.
  438.  
  439.  
  440.       (The Professional page)
  441.  
  442.  
  443.       Client - The name of the person who paid for this photograph
  444.  
  445.       Address - The above person's street address.
  446.  
  447.       City/State - The city and state the address is in.
  448.  
  449.       Zip - The zip code.
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.       Phone - Telephone number where this personal can be reached.
  466.  
  467.       Fee - The fee charged (enter only once for a group of pictures).
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.       SAVING THE ENTRY
  475.  
  476.       Once you've entered all the necessary information push the F5 
  477.       key to save this entry.  F5 can be pushed while any of the three 
  478.       screens are displayed.
  479.  
  480.  
  481.       There is also a feature that will save you some time if you are 
  482.       entering entrys that have basically the same information.  For 
  483.       example, if you have a series of entries that are very similar, 
  484.       all you need to do is enter the information for the first entry.    
  485.       Once that entry is saved, push F3.  This will copy the 
  486.       information from the previous entry.
  487.  
  488.       Please note, however, that this copy feature only copies the two 
  489.       screens.
  490.  
  491.  
  492.       When you are finished making entries, push F10 to return to the 
  493.       Main Menu (after pushing F5 to save the last entry you made).
  494.  
  495.       
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.       EDITING EXISTING ENTRIES
  536.  
  537.  
  538.  
  539.       Selection two on the Main Menu allows you to change any part of 
  540.       any existing entry.
  541.  
  542.       You will first be asked for the number of the entry you want to 
  543.       edit.
  544.  
  545.       As you make entries the software automatically numbers them 
  546.       sequentially.  The first entry you make is number 1; the 100th 
  547.       is number 100.  This number is displayed in the upper right of 
  548.       the screen when you are making entries.  It is also printed on 
  549.       all reports.
  550.  
  551.       If you don't know the number for the entry you need to change, 
  552.       use the search function to find the entry.  When the entry is 
  553.       found you will automatically be in the edit mode (more on that 
  554.       shortly).
  555.  
  556.       Once you have entered the number for the entry you want to 
  557.       change it will be displayed on the screen.  You can then make 
  558.       changes in the same way you originally entered information.  So 
  559.       that you can see what you've changed the original entry is 
  560.       highlighted.  The highlighting will not be shown at any spot 
  561.       where a change has been made.
  562.  
  563.       When you have made all the needed changes, push F5 to save the 
  564.       edited entry.
  565.  
  566.       Pushing F10, before you push F5, will return you to the Main 
  567.       Menu without saving any of the changes.
  568.  
  569.  
  570.       Deleting An Entry
  571.  
  572.       The editor is also used to delete an entry from the catalog.  
  573.       With the entry you wish to delete on the screen, push the F4 
  574.       key.  This will not erase the entry - all the information will 
  575.       still be there.  The entry will be marked as deleted, however, 
  576.       and will be skipped in any search of the catalog.  You can 
  577.       "undelete" an entry by pushing F5 to re-save the entry.
  578.  
  579.       If you wish to completely eliminate an entry from the catalog, 
  580.       you can use the editor to type in a new entry in the same spot 
  581.       as the deleted entry.  There is also a library utility that will 
  582.       erase all deleted entries from the catalog (more on that 
  583.       shortly).
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.        
  596.  
  597.       Moving Through The Catalog
  598.  
  599.       There is one other convenient feature in the editor.  You can 
  600.       browse through the entries in your catalog, moving either 
  601.       forward or backward, by pushing the F1 and F2 keys.  F1 will 
  602.       move the display back by one entry.  F2 will show the next 
  603.       entry.
  604.       
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.       SEARCHES AND PRINTED REPORTS
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.       The most useful function is the Search / Printed Report 
  672.       function.  This is the function you use to sort and find 
  673.       specific entrys or types of entrys.
  674.  
  675.       Select #3 on the Main Menu and you'll see a screen that looks 
  676.       like the information entry screen.  The information you want to 
  677.       search for is entered on this screen (or the series of three 
  678.       screens at the third level).
  679.  
  680.       First, however, lets look at the functions listed at the bottom 
  681.       of the screen.    A menu with abbreviated prompts appears there.    
  682.       To get a more detailed explanation of each prompt push the F1 
  683.       key for HELP.
  684.  
  685.  
  686.       F2 - TOGGLE OUTPUT   - Pushing F2 will change how the report 
  687.       is printed.  The default setting is the monitor.    At this 
  688.       setting each entry will be listed on the monitor, one at a time.
  689.  
  690.       Push F2 to change the setting to CONTINUOUS.  Now the report 
  691.       will be printed on continuous paper on your printer (BE SURE 
  692.       YOUR PRINTER IS ON!).  The perforations will be skipped based on 
  693.       66 lines per page.
  694.  
  695.       Push F2 again to change the setting to SINGLE.    This setting 
  696.       also sends the report to your printer, however, the search will 
  697.       pause once every 66 lines to allow you to put another sheet of 
  698.       paper in the printer.  This setting is generally used for daisy 
  699.       wheel printers.
  700.  
  701.       One nice feature is that no other printer set up is required.  
  702.       The software will automatically work with almost any type of 
  703.       printer.    (Laser printers may require special settings of their 
  704.       dip switches as they may not use 66 lines per page).
  705.        
  706.       When you're using either the CONTINUOUS or SINGLE setting each 
  707.       entry that matches the search criteria will be displayed on the 
  708.       screen.  If there are a lot of entries that come close together 
  709.       in your catalog, these may only be on the screen for a short 
  710.       time.
  711.  
  712.       Push F2 one more time to change the setting to DISK.  The report 
  713.       will now be stored as an ASCII file on your disk.  Before the 
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.       search starts you will be given the chance to enter the drive 
  726.       and filename you want to use for the report.  If no name is 
  727.       entered, then a preset filename will be used.    Do not enter a 
  728.       filename extension - the extension ".DOC" will be added to all 
  729.       filenames.
  730.  
  731.  
  732.  
  733.       List All - If you want to get a complete listing of the 
  734.       contents of your catalog, or list a block of entries (for 
  735.       example the entries you made today so you can check them for 
  736.       correctness), then press either F3 or F4.
  737.  
  738.       Pressing F3 will result in the entries being listed in the order 
  739.       they were entered.  After pressing F3 you will be asked for the 
  740.       entry number to start the listing at and the entry number to end 
  741.       it with.    If you chose an ending entry number that is higher 
  742.       than the total entries in the catalog, or is lower than the 
  743.       starting number, it will not be accepted.
  744.  
  745.       The F3 function is most useful in checking entrys you've just 
  746.       entered.    Select a range of entry numbers that includes your 
  747.       most recent entries.  The resulting printed report is an easy 
  748.       way to check for typos in these new entries.
  749.  
  750.  
  751.       F4 is used to get a listing of all of the entries in your 
  752.       catalog in alphabetical order.  You must be using the indexing 
  753.       feature (Index On) for this function to work.    When F4 is 
  754.       pressed a small menu will appear in the lower right corner of 
  755.       the screen.  The indexing is based on the top three items on the 
  756.       first screen.  Select the index you wish to use by pushing 
  757.       the appropriate F key. 
  758.  
  759.  
  760.  
  761.       Searches 
  762.  
  763.       To perform a search first set the F2 toggle for the type of 
  764.       report you want to get.  Then enter the information you want to 
  765.       search for.  You can use the cursor and PgUp/PgDn keys to move 
  766.       through the screens just as you did when making entries.    You 
  767.       can enter information on any one line or all of the lines.
  768.  
  769.       There are three different ways you can search your catalog.
  770.  
  771.       F6 - Normal Search:  When you push F6 an index search will be 
  772.       conducted, if you've entered something to search for on the top 
  773.       three lines of the first screen.    These lines contain the most
  774.       important information and thus are the ones most often searched.
  775.       Since the indexes use a significant amount of disk space only
  776.       these three are included.  I am working on some utilities that
  777.       will provide additional sort/indexing features in the future.
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.       Indexes are used because they allow you to located entrys very 
  791.       fast.  Even with tens of thousands of entries the index will be 
  792.       able to locate any entry within a second or two.    In addition, 
  793.       an indexed search will result in the matches being displayed in 
  794.       alphabetical order.
  795.  
  796.       The other type of search is a sequential search.    This means 
  797.       that every entry in the catalog is looked at to see if it is a 
  798.       match.  A sequential search starts with the first entry you made 
  799.       and step through all subsequent entries until a match is found.
  800.  
  801.       Sequential searches are started by pushing F7 or F8.
  802.        
  803.       In a sequential search any entry that contains the information 
  804.       you entered will be identified as a match.  For example, in this 
  805.       case if you enter "Roses," Red Roses will be identified as a 
  806.       match.  Entering just "os" will result in a match with Red 
  807.       R"os"es.
  808.  
  809.       This leads us to another important point.  The both index and 
  810.       sequential searches will only find exact matches in one 
  811.       respect.    If you search for "Rose", the word "ROSE" will not be 
  812.       found as a match.  The capitalization must match the way the 
  813.       word was originally typed into the catalog.  For that reason I 
  814.       always capitalize the first letter of every word.  Another 
  815.       option would be to always capitalize the entire word.
  816.  
  817.       Getting back to function keys F6, F7 and F8.  As we've 
  818.       discussed, pushing F6 will result in a search based on the 
  819.       indexes.    F7 and F8 provide two different ways to start a 
  820.       sequential search.
  821.  
  822.       Push F8 to start a normal sequential search.  Your catalog will 
  823.       be searched, without using the indexes, starting with the first 
  824.       entry and continuing through the most recent entry you made.
  825.  
  826.       F7 provides a special way to search your catalog.  If, for 
  827.       example, you are looking for entrys that have the word 
  828.       "Christmas" in them, both the indexed and sequential searches 
  829.       will find entrys in the same order every time a search is done.  
  830.       Pushing F7 starts the search at a random location in the 
  831.       catalog, resulting in different entrys being found first.
  832.  
  833.  
  834.  
  835.       If you are conducting a sequential search, it may take some time 
  836.       to complete if you have a large catalog.    To pause the search 
  837.       you can push F9.    To stop the search and return to the menu push 
  838.       F10.
  839.  
  840.  
  841.       Editing After A Search
  842.  
  843.       When a search finds a matching entry in your catalog, that entry 
  844.       will displayed on the screen.    You can then edit that entry 
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.       just as you would using the "Edit An Entry" function.  Type the 
  856.       changes you need to make, then push F5 to save those changes.
  857.  
  858.  
  859.       NOTE: The indexes are the most fragile parts of the data files.  
  860.       If at any time you feel the indexes are not working properly, go 
  861.       to the Utilities menu and build new indexes.    The problems 
  862.       should then clear up.
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.       UTILITIES
  922.  
  923.  
  924.  
  925.       There are eight functions available on the Catalog Utilities 
  926.       screen.  Some of these are also available as a part of the Main 
  927.       Menu and are provided as a convenience here.  These functions 
  928.       are:
  929.  
  930.  
  931.       Copy Files - Used to copy all of the entrys from one file to 
  932.       another file.  This utility is intended for users upgrading from 
  933.       floppy disks to a hard disk.  It will transfer entrys from 
  934.       floppy disks to a hard disk, combining the files from several 
  935.       floppies into a single file on the hard disk.
  936.  
  937.       Rebuild The Indexes - The indexing is the most fragile part of a
  938.       data base.  If you should have a problem with searches you can
  939.       use this function to make new indexes.
  940.  
  941.       Condense Data - When a entry is deleted from the catalog all 
  942.       of the information remains in the file and it can be recovered.    
  943.       If, however, you would like to completely erase all of your 
  944.       deleted entries (i.e. to reduce clutter), this function will 
  945.       permanently remove them from the file.
  946.  
  947.       File Name - Used to change the current filename being used for 
  948.       cataloging.  (This function is also provided on the Main Menu).
  949.  
  950.       Reserve Space - This function will set aside space on your 
  951.       disk for future entries in the catalog.
  952.  
  953.       Level - Allows you to change the level in use.  (This function 
  954.       is also provided on the Main Menu).
  955.  
  956.       Security Code - Allows you to limit access to your catalog.
  957.       (Not available in the shareware version).
  958.  
  959.       Customize - Allows you to change the titles on three of the 
  960.       lines, one on each level.
  961.  
  962.  
  963.       Now let's look at each of these in more detail.
  964.  
  965.  
  966.  
  967.       COPY FILES
  968.  
  969.       This function will take all of the entries in any data file and 
  970.       add them to the end of any other data file.
  971.  
  972.       Select #1 on the Utilities Menu and we'll see how this works.
  973.  
  974.       A series of prompts will lead you through the copy process.
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.       First you will be asked for the letter of the disk drive from 
  988.       which you'll be copying entrys.  Push the letter the corresponds 
  989.       to the drive you want to select.    When you push a letter (only 
  990.       A-F may be selected) the selected drive designation will appear 
  991.       at the bottom of the screen.
  992.  
  993.       Next push the letter for the drive that contains the file you 
  994.       want to copy to.    This can be the same drive as you will be 
  995.       copying from.
  996.  
  997.       The file you are copying to does not need to exist yet.  A new 
  998.       file will be created, if required.
  999.  
  1000.       The names of the data files on the disk you are copying from 
  1001.       will now be displayed.  You must enter the name of one of these 
  1002.       files.  If you enter the name of a file that does not exist, or 
  1003.       is not a existing data file, the copy process will be stopped.  
  1004.       When you enter the filename, DO NOT enter the .DAT filename 
  1005.       extension.
  1006.  
  1007.       When you push ENTER the filename will be displayed at the bottom 
  1008.       of the screen and the list of data files on the disk you are 
  1009.       copying to will be displayed.  Enter up to eight letters as the 
  1010.       filename to copy to.  This filename does not need to be in the 
  1011.       list of data files.  If you select a file used by another 
  1012.       program, that file will be erased and replaced by your catalog 
  1013.       data.  That's why the filenames are displayed, so can see what 
  1014.       is already on the disk.
  1015.  
  1016.       The next screen shows the names of the files you are copying to 
  1017.       and from.  In addition, the number of entries already in each 
  1018.       file will be shown.  All of the entries in the top file will be 
  1019.       copied to the second file listed.  They will be added to the end 
  1020.       of the second file.
  1021.  
  1022.       The level setting for each file will be shown.    You may 
  1023.       continue the copy process when the levels do not match, but only 
  1024.       data for matching levels will be copied.    For example, if one 
  1025.       file is set at the second level and the other is set for the 
  1026.       third level, only the data for the first two levels will be 
  1027.       copied.  You can exit at this point and reset the level for 
  1028.       either file, if you want them to match.
  1029.  
  1030.       The indexes are not updated in the copy process.    If you are 
  1031.       using the indexes, you will be given the opportunity re-index. 
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.       REBUILD THE INDEXES
  1036.  
  1037.       This function will erase the existing indexes and replace them with
  1038.       all new indexes.    It will go through each entry, one by one, and
  1039.       index the first three lines of each.  For big catalogs this
  1040.       may take some time, but it saves a lot of time when you are
  1041.       searching your catalog.
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.       CONDENSE DATA
  1053.  
  1054.       What do you do if you're running out of space on a floppy disk?  
  1055.       One option, if you've deleted quite a few entries, is to remove 
  1056.       those deleted entries from your catalog file.    Option 3 on 
  1057.       the Library Utilities menu will do that for you.
  1058.  
  1059.       When you select #3 you'll be asked to confirm that the correct 
  1060.       data file is being used.    Push the letter "Y" if it is the 
  1061.       correct file.  All of the entries in that file will be checked 
  1062.       and if an entry is marked as deleted, it will be removed from 
  1063.       the catalog.  The catalog will be reduced in size by the number 
  1064.       of entries that were deleted.  (Note: The file size reported by 
  1065.       DOS will not change).
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.       FILE NAME  Option 4 on the Library Utilities menu works in the 
  1070.       same way as the change filename function on the Main Menu.
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.       RESERVE SPACE  This function is used to save space on your 
  1075.       disk for future entries in your catalog.    You will be asked for 
  1076.       the number of additional entries you plan on making.  Disk space 
  1077.       will be reserved for these additional entries.   (See appendix A 
  1078.       for the maximum number entries on a floppy disk).
  1079.  
  1080.       Reserving space does two important things for you:  It sets 
  1081.       aside space on your disk so that if your disk should become full 
  1082.       due to other activities, you will still have "reserved" space in 
  1083.       which to make entries in your catalog.  This is particularly 
  1084.       important when using floppy disks.  Reserving space also helps 
  1085.       to keep your data files in adjacent sectors on the disk  (more 
  1086.       important for hard disk users).  As files become fragmented, and 
  1087.       spread among more widely separated sectors, the access time for 
  1088.       getting data from those files becomes greater.  In addition, 
  1089.       highly fragmented files are more likely to be damaged over time 
  1090.       than files composed of adjacent sectors.
  1091.  
  1092.       This software can not put fragmented files back together.  To do 
  1093.       that you will need software such as the Mace Utilities, PC-
  1094.       Tools, or the Norton Utilities.  If you have any of these, and 
  1095.       plan on creating large files (1000 or more entries), I'd suggest 
  1096.       unfragment your hard disk first, then reserve the space for your 
  1097.       catalog files.
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.       LEVEL  You can change the level you are using in the same way 
  1102.       as at the Main Menu.
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.       SET SECURITY CODE  This function is not available in the
  1118.       shareware version in order to protect the security of
  1119.       registered users.
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.       INDEX ON/OFF
  1124.  
  1125.       This function is used to turn the indexes on and off.  If
  1126.       you are using floppy disks, I recommend you turn the indexes
  1127.       off to save disk space.  Otherwise you should leave the
  1128.       indexes on to increase the speed of some searches.
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.       APPENDIX A
  1185.  
  1186.       INFORMATION ABOUT FILES
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.       For Photographers creates a separate file for each level.  A number 
  1192.       is added to the end of the filename to indicate the level it is 
  1193.       associated with.    If you are using PHOTO as your filename, 
  1194.       then the software will create PHOTO.DA2 for the Research level 
  1195.       and PHOTO.DA3 for the Librarian level.
  1196.  
  1197.       The more levels used, the fewer entries can be stored in a given 
  1198.       space.  The following chart provides a _rough_ estimate of the 
  1199.       number of entries that can be put within a certain space (360K 
  1200.       is the space on a double sided, double density floppy disk):
  1201.  
  1202.  
  1203.                      Indexed     Indexed 
  1204.           360K       1 Megabyte      360K       1 Megabyte
  1205.  
  1206.       Basic      1700         4900       700         2000
  1207.  
  1208.       Photographer 750         1800       500         1200
  1209.  
  1210.       Professional 500         1400       350         1000
  1211.  
  1212.  
  1213.       For Photographers also needs to use a data file called 
  1214.       PHOTO.BMS.  This file should always remain on the same 
  1215.       floppy, or in the same directory as the PHOTO.EXE program.  This 
  1216.       file is used to store the settings used by PHOTO.EXE.
  1217.  
  1218.       In creating data files For Photographers uses the following method:
  1219.  
  1220.     The Basic level data file has an extension of .DAT
  1221.  
  1222.     The Photographer level data file has an extension of .DA2
  1223.  
  1224.     The Professional level data file has an extension of .DA3
  1225.  
  1226.     The file holding the setting used for each filename has an 
  1227.       extension of .PTO.
  1228.  
  1229.     If you are using the default filename of PHOTO, then at the 
  1230.       Librarian level the following files would be created.
  1231.  
  1232.     PHOTO.DAT - Basic level data
  1233.     PHOTO.DA2 - Photographer level data
  1234.     PHOTO.DA3 - Professional level data
  1235.     PHOTO.PTO - Setting for the PHOTO files
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  level data
  1254.     PHOTO.DA3 - Professional level data
  1255.     PHOTO.PTO - Setting for the PHOTO files
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.